2025-10-01

Chính sách và Quy trình Bảo vệ Quyền riêng tư

Đây là bản dịch từ các văn bản tiếng Nhật. Nó chỉ nên được coi là tài liệu tham khảo. Bản gốc tiếng Nhật có hiệu lực cao hơn bản dịch tiếng Anh này.)

Chúng tôi thiết lập Chính sách và Quy trình Bảo vệ Quyền riêng tư và xây dựng cơ cấu để bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng bằng cách giáo dục tất cả nhân viên của chúng tôi nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin cá nhân và thực hiện đầy đủ các biện pháp phòng ngừa. Chính sách này nhằm giải thích cách chúng tôi bảo vệ và xử lý thông tin cá nhân, bao gồm mã số thuế cá nhân ("My Number") và thông tin chứa My Number (cả hai được gọi chung là "Thông tin cá nhân đặc biệt").

1. Tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và các luật liên quan khác

Chúng tôi tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân ("APPI"), Luật Sử dụng Số để Xác định một Cá nhân Cụ thể trong Thủ tục Hành chính và các luật, quy định và hướng dẫn khác liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân.

2. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân

Tuân thủ các luật và quy định về bảo vệ thông tin cá nhân, chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn trong các dịch vụ của chúng tôi được mô tả ở (1) dưới đây, và cho các mục đích được mô tả ở (2) dưới đây, chỉ ở mức độ cần thiết để đạt được các mục đích đó. Chúng tôi làm rõ và xác định chi tiết các mục đích sử dụng cho khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi nỗ lực hạn chế các mục đích sử dụng thông tin cá nhân của bạn, bất cứ khi nào có thể, tùy theo hoàn cảnh: ví dụ, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng câu trả lời khảo sát của bạn cho mục đích tính toán.

(1) Các dịch vụ của chúng tôi

Dịch vụ chuyển tiền quốc tế và các dịch vụ liên quan khác

(2) Mục đích sử dụng

Để đăng ký và ghi danh khách hàng cho chương trình thành viên của chúng tôi và cung cấp dịch vụ chuyển tiền quốc tế;
Để xác minh danh tính của khách hàng và tư cách đủ điều kiện của họ đối với các dịch vụ của chúng tôi theo Luật Phòng chống Chuyển giao Tiền tệ Tội phạm, Luật Ngoại hối, Luật Nộp Báo cáo Chuyển tiền Nước ngoài nhằm Đảm bảo Thuế nội địa Thích hợp và các luật và quy định liên quan khác;
Để thực hiện đúng các yêu cầu chuyển tiền bằng cách cung cấp thông tin cá nhân, ở mức độ cần thiết để thực hiện các giao dịch, cho các bên thứ ba, bao gồm các tổ chức tài chính và các nhà cung cấp dịch vụ tài chính khác, trong nước và nước ngoài;
Để thực hiện đúng các giao dịch được yêu cầu bởi các tổ chức tài chính hoặc nhà cung cấp dịch vụ tài chính khác, nơi họ giao cho chúng tôi thực hiện các giao dịch nhất định, toàn bộ hoặc một phần, liên quan đến thông tin cá nhân;
Để thực hiện các quyền của chúng tôi hoặc thực hiện các nghĩa vụ của chúng tôi phát sinh từ các hợp đồng với khách hàng và/hoặc theo các luật và quy định liên quan;
Để công bố những người chiến thắng giải thưởng và gửi giải thưởng cho họ;
Để phân tích dịch vụ hiện có hoặc phát triển dịch vụ mới thông qua nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu và khảo sát khách hàng;
Để tiến hành tiếp thị trực tiếp và/hoặc đưa ra các đề xuất khác nhau về các dịch vụ của chúng tôi;
Để cung cấp và đề xuất các sản phẩm và dịch vụ của các đối tác của chúng tôi;
Để đóng tài khoản khách hàng của chúng tôi và quản lý chúng sau khi đóng;
Để thực hiện tất cả các giao dịch khác với khách hàng của chúng tôi một cách thích hợp và suôn sẻ.

Chúng tôi sẽ không sử dụng thông tin cá nhân nhất định cho mục đích khác ngoài những mục đích được quy định bởi luật hoặc quy định, khi việc sử dụng thông tin cụ thể đó bị hạn chế bởi luật và quy định:

Tuân thủ Điều 26 của Sắc lệnh của Văn phòng Nội các về Các nhà cung cấp Dịch vụ Chuyển tiền, chúng tôi thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng chúng tôi sẽ không sử dụng thông tin nhạy cảm ngoại trừ cho các mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh thích hợp và cho các mục đích được coi là chỉ cần thiết. Thông tin nhạy cảm như vậy bao gồm thông tin cá nhân liên quan đến nguồn gốc chủng tộc, dân tộc hoặc gia đình, tín ngưỡng, nơi cư trú đã đăng ký, hồ sơ y tế hoặc hình sự và các thông tin đặc biệt không công khai khác liên quan đến các cá nhân mà chúng tôi có thể thu được trong quá trình hoạt động kinh doanh của chúng tôi.

Chúng tôi sẽ không thu thập Thông tin cá nhân đặc biệt hoặc sử dụng nó cho các mục đích khác ngoài những mục đích được xác định bởi Luật Sử dụng Số để Xác định một Cá nhân Cụ thể trong Thủ tục Hành chính.

3. Thu thập thông tin cá nhân và Thông tin cá nhân đặc biệt một cách thích hợp

Chúng tôi sẽ thu thập thông tin cá nhân và Thông tin cá nhân đặc biệt của bạn một cách thích hợp và hợp pháp chỉ ở mức độ cần thiết để đạt được các mục đích sử dụng được mô tả ở mục 2 ở trên thông qua các nguồn được minh họa dưới đây:

Khách hàng cung cấp thông tin cá nhân và Thông tin cá nhân đặc biệt của họ thông qua các mẫu đơn xin cấp phép bằng văn bản và/hoặc nhập và tải lên các màn hình trang web hoặc ứng dụng di động của chúng tôi dữ liệu cá nhân, ảnh tự chụp và/hoặc ảnh thẻ nhận dạng của họ, trong số những thứ khác; và
Khách hàng thực hiện các yêu cầu thông tin và tư vấn qua điện thoại và các phương tiện điện tử khác. Lưu ý rằng chúng tôi có thể ghi lại cuộc trò chuyện qua điện thoại để cải thiện chất lượng dịch vụ của chúng tôi và xác thực nội dung.

4. Không tiết lộ thông tin cá nhân cho các bên thứ ba

Chúng tôi sẽ quản lý thích hợp thông tin cá nhân của khách hàng và sẽ không tiết lộ nó cho các bên thứ ba ngoại trừ trong các trường hợp được đề cập dưới đây. Chúng tôi sẽ không tiết lộ Thông tin Nhạy cảm cho các bên thứ ba ngoại trừ trong các trường hợp được phép bởi các luật, quy định hoặc hướng dẫn liên quan. Chúng tôi cũng sẽ không tiết lộ Thông tin cá nhân đặc biệt cho các bên thứ ba ngoại trừ trong các trường hợp được nêu rõ ràng trong Luật Sử dụng Số để Xác định một Cá nhân Cụ thể trong Thủ tục Hành chính.

khi khách hàng đồng ý tiết lộ;
khi chúng tôi cần tiết lộ thông tin cá nhân cho các nhà thầu được giao phó của chúng tôi để thực hiện các dịch vụ được yêu cầu bởi khách hàng của chúng tôi; hoặc
khi chúng tôi được yêu cầu tiết lộ nó theo các luật và quy định liên quan;

Chúng tôi có thể, từng lúc, giao phó việc xử lý toàn bộ hoặc một phần thông tin cá nhân cho các nhà thầu được giao phó của chúng tôi trong việc thực hiện dịch vụ chuyển tiền quốc tế và duy trì các hệ thống CNTT, trong số những thứ khác. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ thực hiện giám sát cần thiết và thích hợp đối với các nhà thầu được giao phó của chúng tôi.

5. Các biện pháp bảo mật để bảo vệ thông tin cá nhân

Chúng tôi thiết lập các chính sách để giữ thông tin cá nhân của khách hàng chính xác và cập nhật, đồng thời xác định các biện pháp tổ chức, nhân sự, vật lý và kỹ thuật để ngăn chặn truy cập trái phép, mất mát, giả mạo hoặc rò rỉ. Chúng tôi thực hiện các biện pháp cần thiết và thích hợp để quản lý thông tin cá nhân của khách hàng bằng cách duy trì hệ thống bảo mật, phát triển cơ cấu hành chính và giáo dục nhân viên, trong số những thứ khác.

6. Thông tin liên quan khác về chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới

Thông tin liên quan khác liên quan đến chuyển giao xuyên biên giới của thông tin cá nhân như sau:

(1) Đối với các dịch vụ chuyển tiền quốc tế, chúng tôi không thể chỉ định quốc gia mà thông tin cá nhân được chuyển giao vì nó thay đổi tùy thuộc vào các điểm đến của chuyển tiền, các tuyến đến các điểm đến và các địa điểm của các tổ chức tài chính đối tác của chúng tôi, các công ty nhóm của họ và các tổ chức tài chính đối tác của họ.

Vì các quốc gia liên quan bao gồm gần như toàn bộ thế giới, chúng tôi không thể giải thích ở đây (i) khung pháp lý bảo vệ dữ liệu cá nhân của mỗi quốc gia và (ii) các biện pháp bảo vệ được thực hiện bởi mỗi tổ chức tài chính mà thông tin cá nhân được chuyển giao. Các đối tác của chúng tôi là các tổ chức tài chính hoặc nhà cung cấp dịch vụ tài chính được cấp phép hoặc đăng ký đúng pháp luật bởi các cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia được phép tiến hành kinh doanh chuyển tiền quốc tế ở các quốc gia của họ; do đó, họ tuân thủ các luật và quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại các nơi cư trú tương ứng của họ.

Các Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản công bố các phân tích của nó về các khung pháp lý của các quốc gia nhất định để bạn tham khảo.

Chúng tôi cung cấp thông tin bổ sung, trong phạm vi nó đã có sẵn cho chúng tôi, liên quan đến các quốc gia mà thông tin cá nhân của bạn đã được chuyển giao. Liên hệ với chúng tôi tại địa chỉ được hiển thị trong Điều 9.

(2) Chúng tôi thuê các nhà thầu nằm ở Brazil để giao phó việc phát triển, bảo trì và vận hành hệ thống CNTT của chúng tôi. Chúng tôi cung cấp cho họ thông tin cá nhân của khách hàng chúng tôi ở mức độ tối thiểu chỉ cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ được giao phó. Họ đã áp dụng một cơ cấu và các biện pháp phù hợp với các tiêu chuẩn được quy định bởi APPI. Các khung pháp lý của hai quốc gia được hiển thị dưới đây.

Quốc gia

Cộng hòa Liên bang Brazil

Tóm tắt khung pháp lý có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các biện pháp được yêu cầu bởi APPI của nhà thầu

Cộng hòa Liên bang Brazil

Luật Bảo vệ Dữ liệu Chung (Số 13709/2018)

Cơ quan Quản lý: Cơ quan Bảo vệ Dữ liệu Quốc gia

Cách đảm bảo nhà thầu thực hiện các biện pháp được yêu cầu bởi APPI

Chúng tôi ràng buộc các nhà thầu bằng các hợp đồng và thỏa thuận bảo mật để quản lý thích hợp thông tin cá nhân và truy cập dữ liệu. Chúng tôi giám sát họ và yêu cầu họ thực hiện các biện pháp cần thiết, chẳng hạn như mã hóa, từ góc độ bảo mật thông tin. Chúng tôi thu thập các báo cáo hàng năm từ họ về tình trạng thực hiện các biện pháp như vậy. Chúng tôi thực hiện các hành động cần thiết như kiểm tra thông tin được công bố bởi các cơ quan Chính phủ Nhật Bản liên quan đến khung pháp lý của các quốc gia nơi các nhà thầu cư trú.

Các trở ngại đối với việc thực hiện các biện pháp được yêu cầu bởi APPI

Không có (tính đến ngày 1 tháng 4 năm 2022).

(3) Chúng tôi thuê các nhân viên quảng bá ở nước ngoài và giao phó các hoạt động nhất định cho họ để nhận được các giới thiệu khách hàng, xác minh danh tính của họ và thu thập các mẫu đơn xin cấp phép liên quan đến dịch vụ chuyển tiền quốc tế. Chúng tôi cung cấp cho họ thông tin cá nhân của khách hàng chúng tôi ở mức độ tối thiểu chỉ cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ được giao phó. Họ đã áp dụng một cơ cấu và các biện pháp phù hợp với các tiêu chuẩn được quy định bởi APPI. Các khung pháp lý của các quốc gia của họ được hiển thị dưới đây.

Quốc gia

Cộng hòa Indonesia,

Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và

Cộng hòa Dân chủ Xã hội Chủ nghĩa Sri Lanka

Tóm tắt khung pháp lý có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các biện pháp được yêu cầu bởi APPI của nhà thầu

Cộng hòa Indonesia

Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

Cộng hòa Dân chủ Xã hội Chủ nghĩa Sri Lanka

Cộng hòa Liên bang Myanmar

Cách đảm bảo nhà thầu thực hiện các biện pháp được yêu cầu bởi APPI

Các trở ngại đối với việc thực hiện các biện pháp được yêu cầu bởi APPI

Không có (tính đến ngày 4 tháng 9 năm 2025).

(4) Chúng tôi là thành viên của Nhóm Ria Money Transfer (Nhóm Euronet, sau đây gọi là "Nhóm Ria"). Để cung cấp các dịch vụ chuyển tiền quốc tế và hoạt động kinh doanh hiệu quả giữa các công ty nhóm, chúng tôi có thể chuyển giao thông tin cá nhân của khách hàng cho Nhóm Ria. Nhóm Ria cung cấp dịch vụ ở nhiều quốc gia, bao gồm Hoa Kỳ, và thông tin cá nhân được lưu trữ trên các máy chủ an toàn nằm ở Hoa Kỳ và các quốc gia khác. Việc chuyển giao dữ liệu cá nhân được thực hiện theo các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất và theo các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.

Các biện pháp được thực hiện để bảo vệ thông tin cá nhân bởi Nhóm Ria. Nhóm Ria tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản hiện hành, Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung của EU (GDPR), các luật khác hiện hành liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân và chính sách quyền riêng tư của Nhóm Ria, và 8 Nguyên tắc của Hướng dẫn Quyền riêng tư OECD được thực hiện. Khi chuyển giao dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, Nhóm Ria thực hiện các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng (chẳng hạn như Điều khoản Hợp đồng Tiêu chuẩn) và áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức thích hợp.

Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo chính sách quyền riêng tư của Nhóm Ria.

(5) Liên hệ với chúng tôi tại địa chỉ được mô tả trong Điều 9 nếu bạn cần thêm thông tin về các biện pháp mà các nhà thầu áp dụng theo yêu cầu của APPI.

7. Quy trình yêu cầu tiết lộ dữ liệu cá nhân

Chúng tôi sẽ xử lý một yêu cầu từ một cá nhân hoặc luật sư của anh ta để tiết lộ dữ liệu cá nhân của anh ta mà chúng tôi nắm giữ như sau. Tiết lộ như vậy bao gồm thông báo về các mục đích sử dụng, tiết lộ, sửa chữa và xóa thông tin cá nhân.

Sau khi xác minh danh tính của cá nhân và/hoặc luật sư của anh ta, chúng tôi sẽ thông báo về quy trình chi tiết để yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân của anh ta. Chúng tôi có thể trả lời bằng văn bản hoặc bằng phương tiện khác hoặc bằng phương tiện được chỉ định bởi anh ta trừ khi khó khăn cho chúng tôi. Chúng tôi có thể yêu cầu một yêu cầu ở định dạng được quy định trong các trường hợp nhất định.
Một yêu cầu từ một cá nhân hoặc luật sư của anh ta để tiết lộ dữ liệu cá nhân của anh ta phải được thực hiện bằng cách sử dụng mẫu được quy định, mẫu này phải được gửi qua thư đến địa chỉ trong Điều 9 dưới đây kèm theo bằng chứng xác định danh tính của anh ta.
Sẽ không có phí cho việc tiết lộ. Anh ta phải chịu chi phí của riêng anh ta, chẳng hạn như chi phí liên lạc của anh ta với chúng tôi và chi phí chuẩn bị bằng chứng xác định danh tính của anh ta như được mô tả ở trên.
Chúng tôi sẽ trả lời trong một khoảng thời gian hợp lý.

8. Tuân thủ luật và quy định cũng như cập nhật

Chúng tôi tuân thủ các luật và quy định của Nhật Bản và các quy tắc khác áp dụng cho thông tin cá nhân của khách hàng và xem xét chính sách này từng lúc để cải thiện.

9. Liên hệ

Liên hệ với địa chỉ sau để biết thêm chi tiết:

Unidos Co., Ltd.

Bộ phận Tuân thủ

Tòa nhà Stairs 2F, 2-4-8 Hyakunin-cho, Shinjuku-ku

Tokyo 169-0073

Điện thoại 0120-694-044 (Các ngày trong tuần 10:00 - 19:00)